Objetivo del sistema
Este sistema permite administrar la operacion diaria de un gimnasio: socios, cuotas, pagos, asistencia, rutinas, dietas, mediciones corporales, caja, gastos, sueldos y reportes.
El objetivo principal es centralizar la informacion del socio y facilitar el control administrativo, contable y operativo del gimnasio.
Roles de usuario
Administrador
Puede acceder a todos los modulos del sistema:
- Dashboard general.
- Socios.
- Pagos.
- Contabilidad.
- Reportes.
- Actividades.
- Usuarios y roles.
- Asistencia.
- Rutinas, ejercicios y dietas.
- Configuracion de asistencia.
Instructor
Puede gestionar tareas operativas relacionadas al entrenamiento:
- Panel de instructor.
- Socios asignados.
- Rutinas.
- Ejercicios.
- Asistencia.
- Dietas, si tiene permisos asociados.
Nutricionista
Puede trabajar principalmente con dietas:
- Crear dietas.
- Editar dietas.
- Asignar dietas a socios.
Socio
Accede a su panel personal:
- Estado de cuota.
- Rutina asignada.
- Dieta asignada.
- Mediciones corporales.
- Historial de entrenamiento.
- Datos de perfil.
Acceso al sistema
Ingresar al sistema desde el navegador.
Completar usuario y contrasena.
El sistema redirige automaticamente al panel correspondiente segun el rol.
Si el usuario tiene rol de administrador, accede al panel administrativo. Si tiene rol de socio, accede al panel del socio.
Panel administrativo
El panel administrativo resume la informacion clave del gimnasio.
Incluye:
- Indicadores generales.
- Alertas operativas.
- Socios con deuda.
- Socios sin rutina.
- Socios sin dieta.
- Socios sin mediciones recientes.
- Socios sin telefono cargado.
Las alertas permiten detectar rapidamente tareas pendientes de gestion.
Gestion de socios
Ruta principal:
/admin/socios
Desde este modulo se pueden administrar los socios del gimnasio.
Funciones principales
- Crear socios.
- Editar datos personales.
- Ver informacion completa del socio.
- Filtrar socios por estado.
- Filtrar socios por alertas administrativas.
- Ver estado de cuota.
- Ver deuda pendiente.
- Acceder al cobro del socio.
Estados visibles
El listado muestra datos operativos del socio y su situacion contable.
Puede aparecer:
- Al dia.
- Por vencer.
- Vencido.
- Pago parcial.
- Suspendido.
- Sin vencimiento.
- Inactivo.
Aclaracion importante
La lista de socios combina informacion operativa del socio con informacion contable. Por eso puede diferir de la seccion "Deudas por socio", que solo muestra cuotas contables generadas con saldo pendiente.
Pagos
Ruta principal:
/admin/pagos
Este modulo permite registrar pagos de socios.
Registrar un pago
Seleccionar el socio.
Seleccionar la cuota a imputar, si existe una cuota pendiente.
Revisar el monto sugerido.
Completar fecha de pago.
Completar periodo desde y hasta.
Seleccionar metodo de pago.
Adjuntar comprobante si corresponde.
Presionar "Registrar pago".
Imputacion de deuda
Si el socio tiene una cuota contable pendiente, el sistema intenta imputar automaticamente el pago a la cuota pendiente mas antigua.
Esto es importante porque la seccion "Deudas por socio" se calcula en base al saldo pendiente de las cuotas generadas.
Comprobante de pago
Luego de registrar un pago, el sistema permite:
- Imprimir comprobante en formato POS.
- Imprimir comprobante en formato laser/A4.
- Enviar comprobante por WhatsApp si el telefono del socio es valido.
Para enviar el comprobante por WhatsApp, el socio debe tener un telefono valido. El sistema normaliza el numero para generar el enlace de envio.
Contabilidad
Ruta principal:
/admin/contabilidad
El modulo contable centraliza cuotas, cuentas por cobrar, caja, gastos, sueldos y deuda de socios.
Indicadores principales
- Recaudacion del dia.
- Recaudacion del mes.
- Pendiente de cobro.
- Gastos del mes.
- Ganancia estimada.
Generar cuentas por cobrar
La generacion de cuotas crea registros contables para los socios.
Pasos:
Seleccionar periodo.
Seleccionar fecha de vencimiento.
Presionar "Generar cuentas por cobrar".
El sistema genera cuotas para los socios correspondientes y luego esas cuotas pueden ser cobradas desde el modulo de pagos.
Deudas por socio
Esta seccion muestra socios con cuotas contables generadas y saldo pendiente.
- Si un socio pago pero el pago no fue imputado a una cuota, puede seguir apareciendo como deudor.
- Si un socio esta vencido pero no tiene cuota contable generada, puede no aparecer en esta lista.
Caja diaria
El sistema permite:
- Abrir caja.
- Registrar egresos o retiros.
- Registrar ingresos automaticamente al cobrar pagos.
- Cerrar caja con saldo real.
Si no hay caja abierta, el pago se registra, pero no impacta en caja.
Gastos y sueldos
Dentro de Contabilidad existe una seccion para controlar egresos.
Registrar gasto
Seleccionar categoria.
Completar fecha.
Completar monto.
Seleccionar metodo de pago.
Completar descripcion.
Agregar notas si corresponde.
Guardar.
Si hay caja abierta, el gasto genera automaticamente un egreso de caja.
Categorias dinamicas de gasto
Las categorias pueden administrarse desde la misma seccion:
- Crear nuevas categorias.
- Eliminar categorias no utilizadas.
- Desactivar categorias que ya tienen gastos historicos.
Las categorias con movimientos historicos no se eliminan fisicamente para preservar la informacion contable.
Registrar sueldo
Seleccionar personal o cargar nombre manual.
Seleccionar periodo.
Completar fecha de pago.
Completar monto.
Seleccionar metodo de pago.
Guardar.
Si hay caja abierta, el sueldo genera automaticamente un egreso de caja.
Reportes
Ruta principal:
/admin/reportes
El modulo de reportes muestra informacion general del negocio.
Incluye:
- Ingresos del periodo.
- Cantidad de pagos.
- Ticket promedio.
- Socios nuevos.
- Cuotas vencidas.
- Ingresos por dia.
- Ingresos por metodo.
- Ingresos por plan.
- Actividades.
- Instructores.
- Nutricionistas.
- Vencimientos proximos.
- Cuotas vencidas.
Filtros
Los reportes pueden filtrarse por fecha:
- Desde.
- Hasta.
Exportacion a PDF
El sistema incluye una salida imprimible para reportes.
Uso:
Aplicar los filtros deseados.
Presionar el boton "PDF".
Se abre una vista limpia de impresion.
Elegir impresora o "Guardar como PDF" desde el navegador.
Exportacion PDF de reportes contables
En Contabilidad tambien existe boton "PDF".
La exportacion incluye:
- Resumen contable.
- Estado de cuotas.
- Gastos y sueldos filtrados.
- Gastos por categoria.
- Ultimos gastos.
- Ultimos sueldos.
- Deudas por socio.
- Ultimas cuotas.
- Movimientos de caja.
Para generar el PDF:
Aplicar filtros si corresponde.
Presionar "PDF".
En la ventana de impresion, seleccionar "Guardar como PDF" o imprimir.
Asistencia
Rutas principales:
/asistencia/acceso-socio/admin/asistencia/admin/asistencia/configuracion
El sistema permite registrar ingreso y egreso de socios.
Funciones
- Buscar socio.
- Registrar ingreso.
- Registrar egreso.
- Ver historial de asistencia.
- Recibir notificaciones visuales y sonoras.
Mensajes hablados
Desde configuracion de asistencia se pueden personalizar los mensajes de voz:
- Ingreso correcto.
- Ingreso con deuda o advertencia.
- Egreso.
- Acceso rechazado.
Se puede usar la variable:
{socio}
Bienvenido {socio}
Credencial QR del socio
Cada socio tiene una credencial personal con su nombre, número de socio, nombre del gimnasio y código QR. Se abre en /credencial-socio/{id}; por ejemplo, /credencial-socio/7 corresponde al socio número 7. Ese número es el identificador interno del socio, no su DNI.
Cómo abrir y entregar la credencial
Como administrador, entrar a Socios, abrir la ficha y pulsar Credencial QR del socio.
El socio puede abrir su propia credencial desde el botón Mi credencial QR en su panel personal.
Los administradores e instructores pueden consultar las credenciales de los socios. Un socio solo puede acceder a la credencial vinculada a su propia cuenta; cambiar el número de la dirección no habilita el acceso a otra persona.
Pulsar Imprimir credencial para abrir la impresión del navegador. Desde ese diálogo se puede imprimir o guardar como PDF si el dispositivo ofrece esa opción.
Entregar la credencial al titular para que la presente desde su teléfono o en papel. No compartir el QR con otras personas: identifica al socio al registrar asistencia.
Cómo usar el QR para registrar asistencia
Presentar la credencial en recepción. También se puede escanear el QR con la cámara o lector de QR del teléfono.
El QR contiene un enlace al acceso de socios con su código personal. Al abrir ese enlace, el autoservicio intenta registrar automáticamente la asistencia si está habilitado; no es solo una vista informativa de la credencial.
Revisar el resultado en pantalla: nombre del socio, ingreso o egreso, y estado de pago. Si el autoservicio está deshabilitado o el ingreso es rechazado, resolverlo en recepción.
Si el socio tiene un ingreso abierto, una nueva lectura puede registrar su salida. Las lecturas repetidas dentro de los 10 segundos se ignoran para evitar duplicados inmediatos. No abrir el enlace del QR solo para probarlo durante una visita real.
Si el QR no se puede leer, recepción puede buscar al socio por DNI o número de socio desde Asistencia.
La credencial no acredita una cuota pagada ni reemplaza el cobro. Para modalidad diaria, registrar el ingreso genera una visita PENDIENTE; el encargado confirma el pago por separado desde Control de ingresos diarios, usando una caja abierta. La pantalla de autoservicio actualiza el estado cuando se registra el cobro.
Socios que pagan solo cuando vienen: modalidad diaria
Esta modalidad cobra por cada ingreso registrado, no por los días del calendario. Si el socio no viene, no se genera un nuevo cargo. No requiere renovar una cuota mensual. La generación mensual de cuentas por cobrar excluye a los socios con periodicidad Diaria.
1configurar al socio
Entrar como administrador a Socios (/admin/socios) y crear o editar la ficha.
Completar los datos y dejar el estado Activo.
En Periodicidad de cuota, elegir Diaria.
En Base por actividades, escribir el precio de cada ingreso, por ejemplo 5000. Para modalidad diaria debe ser mayor que cero; no confundirlo con el precio mensual sugerido por las actividades.
No hace falta establecer un vencimiento mensual. Los adicionales, descuentos y recargos mensuales no se aplican automáticamente al importe del ingreso diario.
Guardar y revisar la ficha. Si se cambia un socio mensual a diario, revisar por separado las deudas anteriores: el cambio de modalidad no las elimina.
2abrir la caja
El administrador entra a Contabilidad (/admin/contabilidad).
Abre la caja con el saldo inicial correspondiente.
Mantiene esa caja abierta durante los cobros. Sin una caja abierta no se puede confirmar un pago diario, incluso si se cobra por transferencia.
3registrar la visita cuando llega
Desde Asistencia (/asistencia), buscar al socio por DNI, número o credencial y registrar el ingreso. También puede usar el puesto de autoservicio (/acceso-socio) si está habilitado.
El sistema crea la asistencia con la tarifa vigente en ese momento y estado PENDIENTE.
Registrar el ingreso no acredita dinero ni confirma un pago. El socio puede quedar ingresado y pendiente de cobro; recepción debe controlar ese pendiente.
Si el socio está inactivo, se rechaza el ingreso. Una suspensión también puede impedirlo según la configuración de asistencia.
4cobrar la visita
Abrir Control de ingresos diarios (/asistencia/control-diario). El administrador lo encuentra en el menú de asistencia; el instructor también tiene el acceso Cobros diarios.
Elegir la fecha de ingreso y filtrar por PENDIENTE.
Localizar la asistencia del socio y desplegar Registrar cobro.
Seleccionar la caja abierta, el medio de pago y, si corresponde, la referencia del comprobante.
Confirmar Registrar cobro solo cuando se haya recibido el dinero. Elegir mercado_pago identifica el medio utilizado; este formulario registra un pago recibido y no inicia un checkout ni verifica una transferencia.
Verificar que quede PAGADA. Se registra un único cobro vinculado a la asistencia y un ingreso en la caja, con el usuario que lo cobró. El sistema rechaza volver a cobrar esa misma asistencia.
Los administradores y los instructores pueden registrar cobros diarios. Estos pagos no se cargan desde Registrar pago de cuotas mensuales ni como un movimiento manual adicional de caja, porque se duplicaría el ingreso.
Dónde consultar los pagos diarios registrados
En el panel administrativo, Pagos del día, Pagos del mes, los gráficos de cobros y Pagos recientes incluyen cuotas y visitas diarias. En Contabilidad, Recaudación día, Recaudación mes, el desglose por medio de pago y la ganancia estimada también incluyen ambos tipos de cobro, sin duplicar el movimiento de caja. La fecha de recaudación es la del cobro, aunque la asistencia sea de otro día.
En la ficha del socio (/admin/socios/{id}), el bloque Historial de pagos diarios muestra fecha de cobro, visita, importe, medio de pago, referencia, cobrador, caja y estado. Tiene 10 registros por página, del más reciente al más antiguo. Los pagos de cuotas conservan su historial separado. Las devoluciones no borran el pago: figura Devuelto, el cobro permanece en la recaudación bruta y la devolución se registra como egreso.
Contabilidad también tiene Deudas por visitas diarias, paginada por socio, con acceso al detalle para cobrar. El total pendiente suma deudas de cuotas y visitas; la lista de deudas de cuotas y la de visitas se muestran por separado.
Consultar la deuda diaria por DNI
En Control de cuota (/admin/control-cuota), buscar el DNI y seleccionar al socio. El bloque Deuda por ingresos diarios muestra la cantidad y el importe de todas sus visitas pendientes, incluidas las de días anteriores, con paginación. No incluye visitas anuladas ni pagadas. Cada fila tiene Ir al cobro, que abre esa asistencia en el control diario. Si no se registró el ingreso, todavía no existe una deuda por esa visita. El importe mostrado se basa en la tarifa guardada al ingresar.
Si paga más tarde o deja una visita pendiente
- La visita permanece
PENDIENTEaunque registre la salida. No marcarla como pagada hasta recibir el dinero. - Para cobrar una visita anterior, buscar la fecha en que ingresó, no la fecha actual del cobro. Elegir una caja abierta al momento de cobrar.
- La pantalla agrupa por fecha de asistencia; el pago y el movimiento de caja conservan la fecha real del cobro.
- Cada visita se cobra por separado. Si vuelve otro día, se genera un nuevo pendiente y el anterior se conserva.
- Si no registró la salida del día anterior, el siguiente ingreso diario cierra técnicamente aquella visita sin inventar una hora de salida ni cancelar su deuda.
- Revisar los pendientes antes del cierre de caja. No asumir que las deudas de visitas aparecen como cuotas mensuales en
Deudas por socio: se controlan enControl de ingresos diarios.
Salidas, reingresos y correcciones
- Registrar la salida al finalizar la visita. Una segunda lectura inmediata dentro de los 10 segundos se trata como repetida para evitar duplicados.
- La modalidad actual es por ingreso: después de registrar una salida, un nuevo ingreso genera otra visita cobrable, incluso el mismo día. No es un pase ilimitado para todo el día.
- Cambiar la tarifa de la ficha afecta a las visitas futuras; las ya registradas conservan su importe.
- Solo el administrador puede usar
Corregir tarifa (auditable)en una asistencia pendiente, indicando el nuevo importe y el motivo. - Para una asistencia errónea, el administrador puede anularla con un motivo. Si ya estaba pagada,
Anular y registrar devolucióngenera un egreso en la caja original; esa caja debe seguir abierta. El historial se conserva.
Corregir un ingreso registrado por error
El administrador puede usar Anular en los últimos movimientos de /asistencia, o Anular ingreso en el historial completo de /admin/asistencia. También está disponible en Control de ingresos diarios. No se borra la asistencia: se conserva como anulada, con usuario, fecha, hora y motivo.
SweetAlert2 solicita un motivo de al menos cinco caracteres. Cancelar no modifica nada. Si el ingreso no se cobró, se cancela el pendiente. Si ya existe un cobro diario, se pide confirmar expresamente la devolución: se genera un egreso por el importe cobrado y con el mismo medio de pago, en la caja original. Esa caja debe estar abierta. No confirmar una devolución si no corresponde devolver efectivamente el dinero.
La anulación quita la visita del listado de socios dentro y de los totales vigentes. El historial administrativo muestra quién la anuló, cuándo y por qué. Si otro usuario cobra mientras se confirma una anulación sin pago, el sistema la rechaza para que el administrador revise el cobro antes de continuar. Los instructores y socios no pueden anular asistencias.
Control por turno y responsable
Cada apertura de caja representa un turno. Al abrirla, el administrador elige un Responsable del turno (administrador o instructor) e informa el Efectivo inicial del turno. La persona que abre la caja y el responsable pueden ser diferentes y ambos quedan identificados.
Antes de recibir socios, abrir la caja y seleccionar al encargado responsable.
Cada nuevo ingreso diario toma automáticamente ese turno y responsable, incluso si el socio se identifica en el autoservicio. La asignación queda registrada en la auditoría.
En el cambio de encargado, cerrar la caja actual y abrir otra con el nuevo responsable. El turno queda delimitado por sus fechas y horas de apertura y cierre.
En Control de ingresos diarios, el administrador consulta Visitas bajo responsabilidad de cada turno: ingresos diarios, cobros vinculados, pendientes, importe esperado y socios pendientes identificados. El reporte incluye el turno completo, aunque cruce medianoche.
Una visita cobrada después conserva su turno de ingreso. Se identifica como cobrada después del cierre y el dinero ingresa en la caja abierta elegida al cobrar, no en la caja anterior.
Si no hay un único turno abierto con responsable, el ingreso se registra igual y aparece Sin turno. No se inventa un responsable. Los registros anteriores a esta mejora también quedan sin asignación histórica. Si había una caja abierta sin responsable, cerrarla y abrir un turno nuevo antes de recibir nuevas visitas.
Arqueo de efectivo y pendientes de cobro
Al cerrar la caja, completar el Saldo real total (todos los medios) del control general y, por separado, el Efectivo contado al cierre: únicamente billetes y monedas contados físicamente.
El efectivo esperado se calcula como: efectivo inicial + ingresos en efectivo - egresos y retiros en efectivo. Las transferencias y Mercado Pago no suman billetes a la caja. La diferencia de efectivo es contado menos esperado: negativa indica faltante; positiva, sobrante. Se muestra en el reporte de turnos y en el detalle de caja.
efectivo inicial $ 10.000,00, dos visitas de $ 3.500,00 (una en efectivo y otra por transferencia) y ningún egreso. El efectivo esperado es $ 13.500,00. Si se cuentan $ 13.000,00, la diferencia es -$ 500,00. La transferencia sigue registrada como ingreso general, pero no se incluye en el efectivo físico esperado.
Los pendientes por visitas y el faltante físico se muestran por separado. Un ingreso pendiente requiere explicación y seguimiento; por sí solo no demuestra que se haya recibido dinero. El arqueo del turno incluye todos los conceptos de esa caja, no exclusivamente visitas diarias. No sumar ni interpretar ambas diferencias como si fueran el mismo faltante.
Ejemplo completo
Lucía tiene tarifa diaria de $ 5.000. El lunes llega, se registra su ingreso, se reciben $ 5.000 y se confirma el cobro: la visita queda PAGADA. El martes no viene y no se genera ningún cargo. El jueves vuelve: se registra una nueva visita de $ 5.000. Si ese día no paga, queda PENDIENTE; cuando abone, se busca la asistencia del jueves y se cobra usando una caja abierta.
Actividades
Ruta principal:
/admin/actividades
Permite administrar las actividades ofrecidas por el gimnasio.
- Musculacion.
- Funcional.
- Cross training.
- Spinning.
- Clases grupales.
Las actividades pueden impactar en la cuota sugerida del socio segun la configuracion del sistema.
Usuarios y roles
Ruta principal:
/admin/usuarios
Permite administrar usuarios del sistema.
Roles habituales:
- Administrador.
- Instructor.
- Nutricionista.
- Socio.
Cada rol determina que secciones puede ver y utilizar el usuario.
Rutinas
Ruta principal:
/instructor/rutinas
Permite crear y administrar rutinas de entrenamiento.
Funciones
- Crear rutina.
- Editar rutina.
- Agregar dias.
- Agregar ejercicios.
- Asignar rutina a socios.
- Desactivar asignaciones.
El socio ve su rutina activa desde su panel.
Ejercicios
Ruta principal:
/instructor/ejercicios
Permite administrar el catalogo de ejercicios.
El catalogo se utiliza al crear rutinas.
Dietas
Ruta principal:
/dietas
Permite crear dietas, organizar comidas y asignarlas a socios.
Panel del socio
En el panel del socio, la dieta se muestra por dia.
El card del dia actual se resalta automaticamente usando la fecha del sistema. Por ejemplo, si hoy es lunes, se destaca el card de "Lunes" con badge "Hoy", borde y fondo diferenciado.
Mediciones del socio
Las mediciones permiten registrar evolucion fisica del socio.
Datos habituales:
- Peso.
- Altura.
- IMC.
- Cintura.
- Grasa corporal.
- Masa muscular.
- Observaciones.
Panel del socio
El socio puede ver:
- Ultima medicion.
- Cambios respecto a mediciones anteriores.
- Historial paginado.
- Evolucion visual.
Esto ayuda a reforzar la motivacion y seguimiento del progreso.
Panel del socio
Ruta principal:
/socio
El socio puede consultar:
- Datos de perfil.
- Estado de cuota.
- Rutina.
- Dieta.
- Mediciones.
- Historial de entrenamiento.
Dieta
La seccion de dieta diferencia visualmente cada dia y destaca automaticamente el dia actual.
Mediciones
La seccion de mediciones muestra resumen de progreso y listado historico paginado.
Control de cuota
Ruta principal:
/admin/control-cuota
Permite revisar rapidamente la situacion de cuota de los socios.
Se usa para control operativo y acceso.
Recomendaciones de uso diario
Inicio del dia
Ingresar al sistema.
Revisar dashboard.
Abrir caja si se trabajara con movimientos diarios.
Revisar alertas operativas.
Durante el dia
Registrar ingresos y egresos de socios.
Registrar pagos.
Imprimir o enviar comprobantes.
Registrar gastos si corresponde.
Cierre del dia
Revisar movimientos de caja.
Registrar egresos faltantes.
Cerrar caja.
Exportar reportes si se necesitan respaldos.
Buenas practicas administrativas
- Generar cuentas por cobrar al inicio de cada periodo.
- Registrar pagos siempre imputados a cuotas pendientes cuando existan.
- Mantener actualizados telefonos de socios.
- Revisar socios sin rutina o sin dieta.
- Registrar mediciones periodicas.
- Cargar gastos y sueldos con categorias claras.
- Exportar reportes mensuales en PDF.
Aclaraciones contables importantes
Diferencia entre pago y deuda
Un pago representa dinero recibido.
Una deuda representa una cuota contable generada con saldo pendiente.
Para que un pago reduzca la deuda, debe imputarse a una cuota. El sistema intenta hacerlo automaticamente cuando el socio tiene deuda pendiente.
Diferencia entre Socios y Deudas por socio
El listado de socios muestra una vision operativa y de estado general.
La seccion "Deudas por socio" muestra estrictamente cuotas generadas con saldo pendiente.
Por eso ambas secciones pueden mostrar informacion relacionada, pero no exactamente igual.
Cerrar y abrir caja: procedimiento diario
Al finalizar el turno, contá todo el efectivo antes de retirar dinero.
En **Contabilidad → Cerrar caja**, ingresá el **efectivo contado** y el **dinero que dejás para la próxima caja**.
El sistema calcula el retiro: contado menos reservado. Revisá el detalle de la confirmación y confirmá el cierre. El retiro queda registrado con el usuario; las diferencias de caja se conservan.
Al comenzar el próximo turno, **Abrir caja** muestra el fondo reservado anterior en un campo bloqueado y lo propone en un campo editable. Contá lo recibido, corregilo si corresponde, elegí responsable y confirmá. Si hay una diferencia, explicala en Observación.
contaste $25.000,00 y dejás $18.500,00. Se registra un retiro de $6.500,00 y la próxima apertura propone $18.500,00. Las transferencias y Mercado Pago no forman parte del efectivo contado. Si un cierre anterior no tiene registrado cuánto dejó, el sistema pide ingresar el importe recibido, sin inventarlo.