Manual del sistema de gestion de gimnasio

1. Objetivo del sistema

Este sistema permite administrar la operacion diaria de un gimnasio: socios, cuotas, pagos, asistencia, rutinas, dietas, mediciones corporales, caja, gastos, sueldos y reportes.

El objetivo principal es centralizar la informacion del socio y facilitar el control administrativo, contable y operativo del gimnasio.

2. Roles de usuario

Administrador

Puede acceder a todos los modulos del sistema:

• Dashboard general.
• Socios.
• Pagos.
• Contabilidad.
• Reportes.
• Actividades.
• Usuarios y roles.
• Asistencia.
• Rutinas, ejercicios y dietas.
• Configuracion de asistencia.

Instructor

Puede gestionar tareas operativas relacionadas al entrenamiento:

• Panel de instructor.
• Socios asignados.
• Rutinas.
• Ejercicios.
• Asistencia.
• Dietas, si tiene permisos asociados.

Nutricionista

Puede trabajar principalmente con dietas:

• Crear dietas.
• Editar dietas.
• Asignar dietas a socios.

Socio

Accede a su panel personal:

• Estado de cuota.
• Rutina asignada.
• Dieta asignada.
• Mediciones corporales.
• Historial de entrenamiento.
• Datos de perfil.

3. Acceso al sistema

1. Ingresar al sistema desde el navegador.

2. Completar usuario y contrasena.

3. El sistema redirige automaticamente al panel correspondiente segun el rol.

Si el usuario tiene rol de administrador, accede al panel administrativo. Si tiene rol de socio, accede al panel del socio.

4. Panel administrativo

El panel administrativo resume la informacion clave del gimnasio.

Incluye:

• Indicadores generales.
• Alertas operativas.
• Socios con deuda.
• Socios sin rutina.
• Socios sin dieta.
• Socios sin mediciones recientes.
• Socios sin telefono cargado.

Las alertas permiten detectar rapidamente tareas pendientes de gestion.

5. Gestion de socios

Ruta principal:

/admin/socios

Desde este modulo se pueden administrar los socios del gimnasio.

Funciones principales

• Crear socios.
• Editar datos personales.
• Ver informacion completa del socio.
• Filtrar socios por estado.
• Filtrar socios por alertas administrativas.
• Ver estado de cuota.
• Ver deuda pendiente.
• Acceder al cobro del socio.

Estados visibles

El listado muestra datos operativos del socio y su situacion contable.

Puede aparecer:

• Al dia.
• Por vencer.
• Vencido.
• Pago parcial.
• Suspendido.
• Sin vencimiento.
• Inactivo.

Aclaracion importante

La lista de socios combina informacion operativa del socio con informacion contable. Por eso puede diferir de la seccion "Deudas por socio", que solo muestra cuotas contables generadas con saldo pendiente.

6. Pagos

Ruta principal:

/admin/pagos

Este modulo permite registrar pagos de socios.

Registrar un pago

1. Seleccionar el socio.

2. Seleccionar la cuota a imputar, si existe una cuota pendiente.

3. Revisar el monto sugerido.

4. Completar fecha de pago.

5. Completar periodo desde y hasta.

6. Seleccionar metodo de pago.

7. Adjuntar comprobante si corresponde.

8. Presionar "Registrar pago".

Imputacion de deuda

Si el socio tiene una cuota contable pendiente, el sistema intenta imputar automaticamente el pago a la cuota pendiente mas antigua.

Esto es importante porque la seccion "Deudas por socio" se calcula en base al saldo pendiente de las cuotas generadas.

Comprobante de pago

Luego de registrar un pago, el sistema permite:

• Imprimir comprobante en formato POS.
• Imprimir comprobante en formato laser/A4.
• Enviar comprobante por WhatsApp si el telefono del socio es valido.

WhatsApp

Para enviar el comprobante por WhatsApp, el socio debe tener un telefono valido. El sistema normaliza el numero para generar el enlace de envio.

7. Contabilidad

Ruta principal:

/admin/contabilidad

El modulo contable centraliza cuotas, cuentas por cobrar, caja, gastos, sueldos y deuda de socios.

Indicadores principales

• Recaudacion del dia.
• Recaudacion del mes.
• Pendiente de cobro.
• Gastos del mes.
• Ganancia estimada.

Generar cuentas por cobrar

La generacion de cuotas crea registros contables para los socios.

Pasos:

1. Seleccionar periodo.

2. Seleccionar fecha de vencimiento.

3. Presionar "Generar cuentas por cobrar".

El sistema genera cuotas para los socios correspondientes y luego esas cuotas pueden ser cobradas desde el modulo de pagos.

Deudas por socio

Esta seccion muestra socios con cuotas contables generadas y saldo pendiente.

Importante:

• Si un socio pago pero el pago no fue imputado a una cuota, puede seguir apareciendo como deudor.
• Si un socio esta vencido pero no tiene cuota contable generada, puede no aparecer en esta lista.

Caja diaria

El sistema permite:

• Abrir caja.
• Registrar egresos o retiros.
• Registrar ingresos automaticamente al cobrar pagos.
• Cerrar caja con saldo real.

Si no hay caja abierta, el pago se registra, pero no impacta en caja.

8. Gastos y sueldos

Dentro de Contabilidad existe una seccion para controlar egresos.

Registrar gasto

1. Seleccionar categoria.

2. Completar fecha.

3. Completar monto.

4. Seleccionar metodo de pago.

5. Completar descripcion.

6. Agregar notas si corresponde.

7. Guardar.

Si hay caja abierta, el gasto genera automaticamente un egreso de caja.

Categorias dinamicas de gasto

Las categorias pueden administrarse desde la misma seccion:

• Crear nuevas categorias.
• Eliminar categorias no utilizadas.
• Desactivar categorias que ya tienen gastos historicos.

Las categorias con movimientos historicos no se eliminan fisicamente para preservar la informacion contable.

Registrar sueldo

1. Seleccionar personal o cargar nombre manual.

2. Seleccionar periodo.

3. Completar fecha de pago.

4. Completar monto.

5. Seleccionar metodo de pago.

6. Guardar.

Si hay caja abierta, el sueldo genera automaticamente un egreso de caja.

9. Reportes

Ruta principal:

/admin/reportes

El modulo de reportes muestra informacion general del negocio.

Incluye:

• Ingresos del periodo.
• Cantidad de pagos.
• Ticket promedio.
• Socios nuevos.
• Cuotas vencidas.
• Ingresos por dia.
• Ingresos por metodo.
• Ingresos por plan.
• Actividades.
• Instructores.
• Nutricionistas.
• Vencimientos proximos.
• Cuotas vencidas.

Filtros

Los reportes pueden filtrarse por fecha:

• Desde.
• Hasta.

Exportacion a PDF

El sistema incluye una salida imprimible para reportes.

Uso:

1. Aplicar los filtros deseados.

2. Presionar el boton "PDF".

3. Se abre una vista limpia de impresion.

4. Elegir impresora o "Guardar como PDF" desde el navegador.

10. Exportacion PDF de reportes contables

En Contabilidad tambien existe boton "PDF".

La exportacion incluye:

• Resumen contable.
• Estado de cuotas.
• Gastos y sueldos filtrados.
• Gastos por categoria.
• Ultimos gastos.
• Ultimos sueldos.
• Deudas por socio.
• Ultimas cuotas.
• Movimientos de caja.

Para generar el PDF:

1. Aplicar filtros si corresponde.

2. Presionar "PDF".

3. En la ventana de impresion, seleccionar "Guardar como PDF" o imprimir.

11. Asistencia

Rutas principales:

• /asistencia
• /acceso-socio
• /admin/asistencia
• /admin/asistencia/configuracion

El sistema permite registrar ingreso y egreso de socios.

Funciones

• Buscar socio.
• Registrar ingreso.
• Registrar egreso.
• Ver historial de asistencia.
• Recibir notificaciones visuales y sonoras.

Mensajes hablados

Desde configuracion de asistencia se pueden personalizar los mensajes de voz:

• Ingreso correcto.
• Ingreso con deuda o advertencia.
• Egreso.
• Acceso rechazado.

Se puede usar la variable:

{socio}

Ejemplo:

Bienvenido {socio}

12. Actividades

Ruta principal:

/admin/actividades

Permite administrar las actividades ofrecidas por el gimnasio.

Ejemplos:

• Musculacion.
• Funcional.
• Cross training.
• Spinning.
• Clases grupales.

Las actividades pueden impactar en la cuota sugerida del socio segun la configuracion del sistema.

13. Usuarios y roles

Ruta principal:

/admin/usuarios

Permite administrar usuarios del sistema.

Roles habituales:

• Administrador.
• Instructor.
• Nutricionista.
• Socio.

Cada rol determina que secciones puede ver y utilizar el usuario.

14. Rutinas

Ruta principal:

/instructor/rutinas

Permite crear y administrar rutinas de entrenamiento.

Funciones

• Crear rutina.
• Editar rutina.
• Agregar dias.
• Agregar ejercicios.
• Asignar rutina a socios.
• Desactivar asignaciones.

El socio ve su rutina activa desde su panel.

15. Ejercicios

Ruta principal:

/instructor/ejercicios

Permite administrar el catalogo de ejercicios.

El catalogo se utiliza al crear rutinas.

16. Dietas

Ruta principal:

/dietas

Permite crear dietas, organizar comidas y asignarlas a socios.

Panel del socio

En el panel del socio, la dieta se muestra por dia.

El card del dia actual se resalta automaticamente usando la fecha del sistema. Por ejemplo, si hoy es lunes, se destaca el card de "Lunes" con badge "Hoy", borde y fondo diferenciado.

17. Mediciones del socio

Las mediciones permiten registrar evolucion fisica del socio.

Datos habituales:

• Peso.
• Altura.
• IMC.
• Cintura.
• Grasa corporal.
• Masa muscular.
• Observaciones.

Panel del socio

El socio puede ver:

• Ultima medicion.
• Cambios respecto a mediciones anteriores.
• Historial paginado.
• Evolucion visual.

Esto ayuda a reforzar la motivacion y seguimiento del progreso.

18. Panel del socio

Ruta principal:

/socio

El socio puede consultar:

• Datos de perfil.
• Estado de cuota.
• Rutina.
• Dieta.
• Mediciones.
• Historial de entrenamiento.

Dieta

La seccion de dieta diferencia visualmente cada dia y destaca automaticamente el dia actual.

Mediciones

La seccion de mediciones muestra resumen de progreso y listado historico paginado.

19. Control de cuota

Ruta principal:

/admin/control-cuota

Permite revisar rapidamente la situacion de cuota de los socios.

Se usa para control operativo y acceso.

20. Recomendaciones de uso diario

Inicio del dia

1. Ingresar al sistema.

2. Revisar dashboard.

3. Abrir caja si se trabajara con movimientos diarios.

4. Revisar alertas operativas.

Durante el dia

1. Registrar ingresos y egresos de socios.

2. Registrar pagos.

3. Imprimir o enviar comprobantes.

4. Registrar gastos si corresponde.

Cierre del dia

1. Revisar movimientos de caja.

2. Registrar egresos faltantes.

3. Cerrar caja.

4. Exportar reportes si se necesitan respaldos.

21. Buenas practicas administrativas

• Generar cuentas por cobrar al inicio de cada periodo.
• Registrar pagos siempre imputados a cuotas pendientes cuando existan.
• Mantener actualizados telefonos de socios.
• Revisar socios sin rutina o sin dieta.
• Registrar mediciones periodicas.
• Cargar gastos y sueldos con categorias claras.
• Exportar reportes mensuales en PDF.

22. Aclaraciones contables importantes

Diferencia entre pago y deuda

Un pago representa dinero recibido.

Una deuda representa una cuota contable generada con saldo pendiente.

Para que un pago reduzca la deuda, debe imputarse a una cuota. El sistema intenta hacerlo automaticamente cuando el socio tiene deuda pendiente.

Diferencia entre Socios y Deudas por socio

El listado de socios muestra una vision operativa y de estado general.

La seccion "Deudas por socio" muestra estrictamente cuotas generadas con saldo pendiente.

Por eso ambas secciones pueden mostrar informacion relacionada, pero no exactamente igual.